论文中如何插入注释？脚注尾注加了又乱，一次讲清

室友交论文定稿那天晚上，碰上了我见过的最让人崩溃的事。他正文里插了四十几条脚注，排版看起来没问题，但打印出来发现：第17条注释跑到了第19页，跟正文里的标号对不上。他一个个手动调，调了前边的后边乱，调了后边的前边歪，搞到凌晨两点，最后重新开了一个文档。

他问我：“不就是加个注释吗，Word为什么搞我？”

我说，Word没搞你，是你一开始没搞清楚注释的两种插法和一套规则。

很多人在写论文的时候，注释是最后才想起来处理的东西。格式要求里写着“采用脚注”或“采用尾注”，看了一眼没多想，直接点Word菜单就往上加。加着加着就乱了。实际上，注释这件事，从你决定用哪种、在哪里插、怎么编号，每一步都有讲究。

先分清你要插的是哪种“注”

论文里提到“注释”，至少包含两件不同的事。很多人吃到苦头，就是因为把这两件事当成一个东西来处理了。

一种是文献引用注释。你引用了某个观点、数据或原文表述，需要标出处。不同的引用格式对这个的处理方式不一样。有些格式用脚注或尾注来放引用信息，有些格式用正文括号加文末参考文献列表，根本不需要在页面底下加注。

另一种是内容注释。你对正文里某句话、某个词做进一步解释、补充背景、或者提供额外的数据推导过程，但不能打断正文的流畅度，就放在注释里。这种注释是正文的延伸，放什么不放什么，全由你决定。

这两个东西，在论文里可能以同一种形式出现，但逻辑不同。文献引用注释的格式跟着引用规范走，内容注释跟着你的表达需求走。搞混了就会出现“该加注的地方没加，该简化引用的时候在底下写了一长段”的情况。

脚注还是尾注，不是随便选

脚注和尾注在技术上是同一个功能的不同位置。脚注在每一页的页脚，尾注在全篇文章或每一章的末尾。

什么时候用脚注？你的注释内容需要让读者在读正文的时候同步看到，不能翻到后面去找。人文学科比如历史学、哲学、法学，大量使用脚注，因为论证过程里需要频繁跟原始文献对话。读者视线往下一扫就能核对出处，不用来回翻。很多中文期刊和国内学位论文也习惯用脚注。

什么时候用尾注？注释内容相对独立，读者不读注释也不妨碍理解正文。或者你的学科惯例就是用尾注。有些医学和理工科期刊用尾注来放引用信息，因为正文里已经有数字编号了，读者看完有需要再翻到后面查。

选哪种的核心判断标准其实就一个：读者需不需要在读的过程中同步看到你的注释。需要就脚注，不需要就尾注。你的目标期刊或学校格式规范里如果指定了一种，就别纠结了，照做。

Word里怎么插才不会乱

你不需要手动在页面底下打字对齐。Word的脚注尾注是自动功能，编号、位置、格式都是系统维护的。手动打的编号跟正文引用标记没有关联，一旦前面增删一段，后面就对不上了。这就是室友凌晨两点的问题来源。

操作方法不复杂。光标放在正文要插入注释的位置，点Word顶部菜单栏“引用”或“References”，找到“插入脚注”或“插入尾注”。点一下，光标自动跳到页脚或文末，你直接输入注释内容就行。编号Word自己会管，前面删一条，后面自动重新编号。

有几个设置值得调一下。编号方式，有的要求每页重新编号，有的要求全文连续编号，在脚注尾注的设置选项里可以选。注释文本的字体和字号，Word默认的脚注文本通常比正文小，如果学校有硬性规定，在样式里统一改。脚注分隔线的长短和粗细，有些学校要求用短线而不是通栏线，这个在“脚注分隔符”里可以调，但入口比较隐蔽，一般在“视图→草稿→引用→显示备注”里找。

如果你的论文按章分节，想让每一章的尾注单独排在这一章末尾，而不是全书最后，需要在分节符的设置里调整尾注位置范围，指定为“节的末尾”。这个细节很容易漏，漏了就变成所有尾注堆在全篇最后。

LaTeX用户基本上不用操心这些

LaTeX处理注释简单得多。\footnote{}自动生成脚注，\endnote{}配合endnote宏包生成尾注。编号、对齐、分页全部自动处理。唯一需要注意的是，如果你在表格里用脚注，LaTeX的默认行为跟正文脚注略有区别，有时候需要用\tablefootnote之类的扩展包来解决。

注释写多了还是写少了

很多人写注释的时候纠结：这条信息值得专门加一条注吗？

简单的判断办法是：如果这条信息删掉之后，正文的某个论断会让读者产生疑问或者找不到出处，就必须加。如果它只是你写着写着的一个感想或者不太相关的延伸阅读，删掉对正文完整性没有任何影响，就别加。注释太多，读者视线频繁跳跃，阅读体验会变差。

还有一条不成文的规矩：能用一句话在正文里自然带过的补充信息，尽量不放在注释里。注释是正文放不下了才去的地方，不是正文偷懒的地方。

最后检查一遍这些

定稿之前，花一刻钟把注释从头到尾过一遍。注释编号在正文里和页面底端是否一一对应，有没有空白注释、编号还在但内容被误删了。所有的注释文本格式是否统一，字体、字号、行距一致。尾注的编号跟正文引用处对得上，特别是你正文里写了“见注23”这一类的交叉引用时，编号变了表述也得相应调整。

排查完这些，注释这个环节基本能放心交出去了。它能稳稳地趴在你的页面底部或文末，让读者在需要的时候随时获取信息，在不需要的时候不会被打扰到。好的注释状态就是这样的：你不觉得它存在，但你需要它时它就在那。